В Правительстве Омской области состоялась презентация и защита проектов «четвертой волны», в число которых вошли проекты бережливого управления МФЦ города Омска
Мероприятие объединило представителей органов исполнительной власти, местного самоуправления муниципальных образований и подведомственных им учреждений.
В ходе разработки проектов была проанализирована работа специалистов МФЦ на каждом этапе, изучены возможности используемого информационного ресурса для внедрения новых механизмов, которые значительно упростили рабочий процесс.
Так, например, при формировании отдельных видов запросов специалисты отказались от бумажного документооборота. Все сотрудники сегодня работают в СЭД «Практика».Реализован функционал, с помощью которого запросы, содержащие сведения о гражданине, формируются и направляются автоматически во все необходимые организации, адреса которых содержатся в специально созданном электронном справочнике поставщиков жилищно-коммунальных услуг.
С целью исключения вероятности ненаправления запросов в требуемые организации, в особенности специалистами, имеющими небольшой опыт работы, был разработан специальный чек-лист.
Еще одно из существенных изменений – отказ от этапов согласования и проверки запросов, так как полностью исключен «ручной труд» при заполнении персональных данных гражданина, адресов организаций и, соответственно, исключена возможность допущения ошибок, опечаток, охвата не в полном объеме поставщиков.
У специалистов появилось право подписи запросов и при их автоматическом формировании отправка осуществляется в один «клик», что привело к сокращению времени формирования запросов в 8 раз. А автоматизация процессов позволила исключить возвраты запросов на доработку, а также свести к нулю количество ненаправленных своевременно запросов.
Руководитель многофункционального центра Елена Дзюба, курировавшая проекты, отметила: «Фактически достигнутые отдельные результаты превысили ожидаемые. Например, в рамках внедрения проекта по оптимизации работы справочно-консультационной службы МФЦ реализован ряд мероприятий: внедрен автоответчик для уточнения статуса заявления и перевода на номер единой консультационной службы 8-800-100-00-01; отработан перевод заявителя с автоответчика на оператора контакт-центра после двух неудачных попыток набора числовой комбинации для уточнения статуса заявления; для сотрудников упрощен вход в информационную систему СКС (осуществляется в один клик), сокращены сроки оформления транспортных карт для льготников и реализовано смс-оповещение граждан о готовности карты к выдаче».
Результаты реализации данных проектов будут применяться в работе во всех МФЦ Омской области, что, безусловно, положительно отразится на эффективности организации рабочего процесса и качестве предоставляемых гражданам услуг. Отработанный алгоритм работы при направлении запросов будет применен при предоставлении других мер поддержки.
Во время обсуждения завершенных проектов был обмен мнениями с экспертами и руководителями проектов, услышаны пожелания. Работу по реализации мероприятий в рамках улучшения процессов учреждения планируется продолжать и в дальнейшем, в том числе и по иным направлениям деятельности.
Напомним, что с 2024 года региональное министерство труда приступило к разработке и реализации 3 проектов в МФЦ города Омска по оптимизации процедуры по формированию и направлению межведомственных запросов при предоставлении мер социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг отдельным категориям граждан в Омской области; оптимизации работы справочно-консультационной службы и оптимизации процесса предоставления услуги «Выдача электронных транспортных карт гражданам, проживающим на территории Омской области».
Защита проектов стала важным этапом в повышении клиентоцентричности учреждения и реализации принципов бережливого производства.
Инициативы реализуются в рамках проекта «Государство для людей».
все новости